Każda firma ma czynności, które wykonuje co tydzień albo raz na kwartał. Te rzadsze są najbardziej zdradliwe: zanim przypomnisz sobie, gdzie był przycisk, mija pół godziny.
Instrukcja to pamięć firmy
Spisana procedura zdejmuje z głowy obowiązek pamiętania. Wystarczy otworzyć link i przejść kroki. Dzięki temu zadanie może wykonać też asystentka, wspólnik albo zewnętrzny wykonawca.
Co warto spisać najpierw
- Czynności rzadkie, ale ważne, na przykład odnowienie domeny.
- Czynności częste, które dziś wykonuje tylko jedna osoba.
- Wszystko, co wymaga logowania do kilku narzędzi po kolei.
Jak pisać kroki
Jeden krok to jedna czynność. Tytuł mówi, co zrobić, opis mówi, gdzie kliknąć i czego się spodziewać. Zrzut ekranu pomaga, ale tekst musi wystarczyć sam.
Dobra instrukcja ma datę sprawdzenia. Bez niej nie wiesz, czy opisany ekran wciąż wygląda tak samo.
Aktualność
Narzędzia zmieniają interfejs bez ostrzeżenia. Dlatego każda instrukcja w tej bibliotece ma numer wersji, datę ostatniej weryfikacji i formularz do zgłoszenia zmian.
